La mejor manera de afrontar los procesos de selección es conociendo las herramientas que utilizan los departamentos de recursos humanos para llevarlos a cabo. Hoy te presentamos unas herramientas denominadas  Applicant Tracking Systems (ATS), de las que probablemente nunca hayas oído hablar pero que, utilizadas de forma correcta, pueden ponerte el panorama muy favorable. De hecho es más que probable que muchas de tus candidaturas hayan pasado por un filtro ATS e incluso que lamentablemente hayas sido descartada/o para una plaza que te encantaba. De hecho se calcula que los ATS descartan 3 de cada 4 candidaturas, son palabras mayores.

Una aplicación software ATS para la selección de personal y reclutamiento es una herramienta que pretende facilitar el trabajo a los departamento de recursos humanos. Una plataforma de este tipo, hay muchas en el mercado, se encarga de recopilar toda la información del candidato, para después hacer un seguimiento de la propia selección. A partir de parámetros que pueden personalizarse, filtra los datos de cada posible empleado para eliminarlo o mantenerlo en el proceso de manera inteligente. Los procesos de selección son muy costosos para las empresas y son muchas las horas de trabajo que se pueden dedicar a una plaza a la que postulan varios cientos de candidaturas.

Un buen software ATS puede marcar los objetivos de una organización y a las empresas que cuenten con estas herramientas les será más sencillo cumplir con los requisitos legales de protección de datos (estas plataformas incorporan todos los permisos), mejorarán su imagen de cara a sus empleados, serán las que ahorrarán tiempo y en el proceso de contratación y, sobre todo, tendrán más oportunidades para captar el mejor talento. Estamos solo al principio y en el futuro, estos programas podrán buscar candidatos que ni siquiera se hayan presentado, a través de un rastreo sistemático de la red. Los ATS han llegado para optimizar los procesos, genial por tanto para las empresas.

Pero ahora te preguntarás ¿hay algo que tú como candidata o candidato puedas hacer para pasar el filtro? Cuando vas a presentar una candidatura hay dos situaciones posibles: que tengas que introducir tus datos personales y profesionales en una base de datos o que te pidan que subas tu curriculum en un formato determinado. Los ATS están preparados para filtrar en ambas situaciones, por tanto fíjate mucho en el contenido pero ten en cuenta también el formato. Puedes tener el mejor contenido pero, si tu formato no se ajusta a lo que pide el software en cuestión, puedes ir diciendo adiós a la plaza.

Vamos con los trucos, que seguro es lo que estás esperando:

  1. Busca y utiliza las palabra clave. Los ATS permiten el filtro mediante un grupo de palabras clave. Si tu candidatura contiene un porcentaje alto, pasas el filtro. Localizarlas es tan sencillo como analizar el anuncio, buscar otros anuncios similares de la misma empresa o del sector o visitar la web de la empresa. A partir de ese momento utilízalas en tu curriculum, en tu carta de presentación, haz que aparezcan en las cartas de recomendación o introdúcelas en los diferentes apartados de la base de datos. Recuerda que es un primer filtro, es más importante que aparezcan las palabras a que estén justificadas las mismas.

  2. Sin faltas de ortografía. No es lo mismo Access que Acces, una simple «s» puede dar a entender al ATS que no tienes ni idea de bases de datos.  Cuando rellenes los formularios web huye de frases estándar, rebuscadas o vacías de contenido. Si el texto escrito no se lee bien, o presenta errores, la candidatura no quedará incorporada al sistema. Fin.

  3. Apartados definidos. Experiencia, formación, habilidades, logros….todo en su sitio. Si vas a poner un objetivo profesional o extracto inicial, ponle nombre, no te pongas directamente a escribir. Cuanto más segmentes y definas los apartados mucho más fácil se lo pones al software, todavía no piensa como un humano. Dentro de los apartados mantén un orden habitual y fijo. Por ejemplo, en la experiencia profesional pon nombre de la compañía (S.A. o S.L. si quieres aumentar las posibilidades de lo identifique como empresa), la posición ocupada, las fechas y la posterior descripción de funciones del puesto. Otra oportunidad de meter palabras clave…

  4. Convierte habilidades y competencias en palabras clave. Poner una lista es una oportunidad de meter una gran cantidad de palabras clave, no dejes pasar esta oportunidad. Todas aquellas que no hayas podido introducir en otros apartados mételas en el hueco que te dejen para poner competencias, o si es una carta de presentación ponlas separadas por comas. No importa que se repitan, de hecho si son muy importantes intenta que aparezcan en varios lugares.

  5. Pon fechas. La experiencia a veces se mide con una simple suma aritmética. Si una casilla te pide meses pon los que sean, 12, 15 o 20, pero en formato numérico, siempre de la misma forma y sin agregar texto que puede llevar a que la aplicación se equivoque. Recuerda que no se pueden sumar peras y manzanas.

  6. Estructura clara y formato exacto. Si te piden que sea en word, mándalo en word. Si no te dicen nada, mándalo en pdf o, mejor aún, como piden muchas veces, copiar y pegar texto en un recuadro. No abuses tampoco de tipos de letra (Arial, Tahoma o Verdana a 11 pts o más está bien) , cuadros, tablas (los ATS se llevan fatal con las tablas) o formatos extraños, porque puedes acabar fuera del sistema en cuestión de segundos. Mucho ojo: poner, por ejemplo, «educadora/formadora» puede llevar a que el ATS no entienda ni una cosa ni la otra. Mucho mejor poner «educadora y formadora». De abreviaturas ni hablamos: un software sin entrenar puede entender cualquier cosa menos la que quieres decir.

  7. Utiliza tus enlaces. Los ATS son ávidos buscadores de http. Coloca tu página personal, tu blog o tu enlace a Linkedin, seguro que es utilizado y ayuda a crearte una mejor imagen. Ni que decir tiene, que si no te has preocupado de cuidar tu Facebook, Instagram o Twitter, mejor que ni los nombres.

Ya conoces un poco más sobre las armas que utilizan las empresas para seleccionarte. Ahora puedes utilizarlas en tu beneficio. En empresas medianas y grandes es cada vez más frecuente que todo el proceso de candidaturas esté automatizado. Cualquier error que cometas puede dejarte fuera del proceso y ni siquiera recibirás aviso del mismo, dado que los técnicos tampoco habrá llegado a tener acceso a la misma. Adáptate a estos nuevos sistemas automáticos y mejorará el impacto de tus candidaturas.