Pon un gestor en tu vida. O mejor cinco y empieza a ser más productivo.

//Pon un gestor en tu vida. O mejor cinco y empieza a ser más productivo.

Hace unas semanas comenzamos una serie de artículos sobre la productividad en el trabajo. Hoy en día esta materia se ha convertido por sí misma en una disciplina que se estudia de manera intensa en universidades de todo el mundo y que continuamente aporta nuevas variables, con el objetivo de optimizar algo tan complejo como es el tiempo en el trabajo. 

La diferencia entre una organización eficiente y una que no lo es, puede ser simplemente las estrategias que se siguen para optimizar la productividad. En definitiva, las empresas productivas demandan trabajadores productivos y, como lamentablemente aún no hemos descubierto cómo extender las 24 horas del día, la única opción que les queda las empresas líderes es contar con trabajadores que sepan optimizar su tiempo de trabajo. Volvemos a recordar la premisa fundamental de la productividad: no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor, aumentando la satisfacción de todos los factores implicados. Las empresas obtienen más rentabilidad productiva (más producción, más ingresos, más tiempo para innovar…) y los trabajadores consiguen más productividad personal (más satisfacción, más tiempo para el ocio…)

Por otra parte la tecnología ha mejorado de manera exponencial en las últimas décadas, consiguiendo más interacción y trabajo en red dentro de las organizaciones. El espacio de trabajo antes no iba más allá de la oficina, mientras hoy puede extenderse por todo el mundo. Nuestro compromiso con la productividad implica saber aprovechar todos los recursos que hoy nos ofrece la tecnología. Y son muchos.

Podemos estar seguros de que una persona recién graduada, con altos conocimientos en su ámbito de conocimiento, alta disponibilidad, que haya desarrollado unas buenas competencias personales más allá de la universidad y posea una importante ambición profesional, tiene abierto el mercado de trabajo y sus posibilidades de inserción laboral son amplias. Pero si además sabe manejar y utiliza con soltura herramientas de productividad, sus posibilidades dentro del mercado pueden llegar a multiplicarse.

Hoy os presentamos no un gestor sino cinco gestores. Son cinco tipos de herramientas que no existían hace un par de décadas y que poco a poco se han ido imponiendo en nuestro día a día. No son los únicos y cada tipo de trabajo o cada sector seguro que tiene herramientas que optimizan el trabajo. Eso sí, todas coinciden en su gratuidad en sus versiones básicas, que probablemente nos sean más que suficientes para un uso personal. Nos encantaría que nos contarais cuáles utilizáis vosotros y cuales consideráis más eficientes. Todavía son pocos los profesionales que saben sacarles todo el partido, pero quienes las adoptan tienen una notable ventaja en sus procesos de trabajo y su posicionamiento profesional mejora.

No podemos pretender explicar detalladamente en qué consiste cada una, tal vez más adelante podamos desarrollar algunas en otras entradas de este blog, pero el objetivo es concienciar de la utilidad de su aplicación y provocar interés entre nuestros lectores.

1/ Gestores de notas.

Las notas digitales, aquellas que escribimos cuando utilizamos nuestro ordenador, ya hace muchos años han reemplazado a las antiguas post-it de papel en las preferencias de la mayoría de los usuarios, que inicialmente las usaban para tener presentes pequeños recordatorios sobre cosas que tenían que hacer. Pero hoy en día han alcanzado tal nivel de perfeccionamiento que este uso se ha convertido en residual. En primer lugar porque son multiplataforma y todo lo que se escribe se sincroniza inmediatamente con el resto de dispositivos, sean móviles, tablets, ordenadores o cualquier dispositivos con conexión a internet. Y en segundo lugar porque se integran con los navegadores y permiten recoger cualquier cosa que nos venga a la mente, bien sea una dirección, una nota de voz, un trozo de texto, una página completa, una foto o un archivo subrayado a mano. Si a ello le unimos que se pueden crear agrupaciones de notas en carpetas, subcarpetas o libros, pudiendo moverse, modificarse o eliminarse sobre la marcha, podremos empezar a comprender su impresionante potencial.

Cuando iniciamos un proyecto creamos una carpeta y ahí podemos empezar a guardar cosas que ya se ordenarán más adelante.

¿Cuál utilizar? OneNote y Evernote son las más utilizadas. Por su amplia trayectoria e integración con navegadores no hace falta buscar de momento más y nos bastará con elegir una de ellas.

2/ Gestores de proyectos.
La gestión de proyectos es la aplicación de una planificación, una organización, una ejecución y un control al propósito de alcanzar los objetivos que nos hayamos marcado. Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar un control y una estructura a los trabajadores para que puedan organizarse eficientemente. En empresas que trabajan por proyectos, muchas veces el email no es la mejor forma de comunicación, por lo que estas herramientas proporcionan también un gestor de comunicación interno que resulta muy útil para agilizar las conversaciones entre los miembros del equipo.
¿Cuál utilizar? Son múltiples y muy variadas en su concepción, pero probablemente la de mayor crecimiento en los últimos años es Trello, una herramienta online básica para la gestión de proyectos de forma colaborativa que utiliza una metodología Kanban con un entorno completamente visual. Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas personales. Es bastante fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva en la que se puede pinchar y arrastrar para recolocar cada tarea, añadiendo las columnas que sean necesarias.

3/  Gestor de archivos online.

Después de la época en la que triunfaban las memorias USB ha llegado la época de los archivos en la nube, unos espacios virtuales en los que podemos guardar todo lo que se nos ocurra. Hay múltiples servicios gratuitos y otros en los que por pocos euros se dispone de mucho espacio.
La utilidad de la nube y de las webs para compartir enlaces a archivos es variada. No sólo pone la información a salvo, sino que es tremendamente útil para empresas y profesionales que trabajan con varios equipos y dispositivos. De esta forma se puede acceder a los archivos de forma ilimitada se trabaje desde donde se trabaje.
¿Cuál utilizar? Cualquiera puede ser buena, pero si todavía estáis en la universidad la elección es clara: OneDrive. No porque sea el mejor, ya que son todos más o menos parecidos, sino porque con tu cuenta gratuita de Office365 dispones de 1Tb de almacenamiento gratuito, junto el resto de herramientas de la plataforma

4/ Gestor de redes sociales.

Linkedin, Facebook, Twitter…la lista de redes sociales con utilidad para el posicionamiento profesional y el desarrollo de redes de contacto es cada vez mayor. Este tipo de redes sociales también han supuesto una enorme ventaja para los reclutadores de recursos humanos que han visto en ellas una manera más fácil de encontrar personal.
Entrar y salir de cada una de nuestras redes sociales conlleva tiempo y dedicación. Contar con alguna aplicación que nos permita tener el control centralizado de todas ellas se convierte sin duda en una herramienta clave de productividad.
¿Cuál utilizar? Podéis probar y comparar entre las muchas que hay, como Buffer, Agora Pulse o Sensible, pero probablemente acabaréis usando Hootsuite. Gracias a esta aplicación podrás gestionar y monitorizar múltiples redes sociales, programar mensajes, hacer seguimiento de hashtags, etc…

5/ Gestor de escritorios.

La saturación de información con la que tenemos que convivir en la red acaba perjudicando nuestra productividad. Un gestor de escritorios es una herramienta que nos permite acceder a un mismo escritorio desde diferentes dispositivos, alojándolo en la nube. Además también permite incluir las aplicaciones y servicios más utilizadas para que estén siempre accesibles. De esta forma obtendremos un escritorio perfectamente organizado desde el que se puede acceder a las webs y servicios más usuales de cada día.
¿Cuál utilizar? Netvibes o Pearltree son herramientas bastante utilizadas, pero por la versatilidad probablemente terminaréis utilizando Symbaloo.

Hasta aquí un breve recorrido por cinco tipos de gestores que harán que seamos más productivos a nivel profesional. Más importante que el nombre de la aplicación elegida es decidir la utilidad que tiene para nosotros y, en caso de respuesta afirmativa, comenzar a utilizarla y estar al tanto de las muchas novedades van apareciendo en forma de aplicación.

2018-05-25T13:05:07+00:00 mayo 25th, 2018|Productividad|