La productividad tiene sus propias leyes

//La productividad tiene sus propias leyes

Tal y como prometimos, volvemos tras unas semanas a reflexionar sobre la productividad aplicada al trabajo. Si en la primera entrada sobre este tema (ver entrada) hablamos sobre la definición de la productividad, además de incidir en la influencia de la organización del trabajo en la consecución de objetivos individuales de cada trabajador, en la presente entrada vamos a intentar reunir los principales principios y reglas que han marcado el estudio de la productividad.

Aunque se conocen estudios en este ámbito desde los albores de la revolución industrial, podemos afirmar que Frederick Winslow Taylor (1856-1915) es considerado el padre del estudio de tiempos en la industria, no solo por sus estudios en el planeamiento, preparación, control y ejecución del trabajo, sino también por ser el primero que se planteó unir los conceptos “esfuerzo” y “remuneración”.

Desde entonces han sido muchos los principios que ha generado la productividad en el trabajo, algunos nuevos y otros traídos de otros ámbitos para su aplicación en el mundo laboral. Vamos a repasar algunos:

  • Ley de Parkinson.  De las más curiosas, pero a la vez de las más innegables. Según la misma el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible hasta que se termine. Dicho de otra manera: si disponemos de una semana para hacer una tarea dedicaremos todo el tiempo de que disponemos para hacerla y no la acabaremos hasta el último día que nos den. La presión es uno de las mejores compañías para la productividad ya que incentiva al máximo la mente, pero también una de sus mayores enemigas, dado que condiciona negativamente la calidad del trabajo producido.

¿Puede servirnos de algo esta teoría en nuestro día a día? Por supuesto. Por ejemplo podemos descomponer el trabajo en varios objetivos o en diversas fases independientes, con el fin de lograr la presión necesaria y poder llevar un control de la evolución hacia el objetivo final. También podremos marcarnos fechas anteriores, aunque no es sencillo concienciarnos, con el fin de dejar un tiempo final de reflexión antes de la entrega, revisar posibles errores cometidos o mejorar la calidad global del trabajo.

La autolimitación del tiempo para lograr un resultado final mejorará sin duda la productividad, menos rodeos daremos para llegar a un buen final y descubriremos como muchas de nuestras limitaciones en realidad no existen. El mayor riesgo de la aplicación de esta teoría es que pueda llevarnos a una reducción de la calidad final o a la existencia de lagunas improductivas de tiempo una vez concluido el trabajo.

Además Cyril Northcote Parkinson nos dejó otras joyas para la posteridad como que “los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos” o “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Nadie ha podido rebatir sus teorías hasta la fecha.

  • Ley de Pareto. Si traemos el Principio de Pareto a la productividad, podemos afirmar que de todas las actividades que hagamos a lo largo del día sólo un 20% aproximado de ellas producen el 80% de los resultados alcanzados en ese día. En otras palabras, malgastamos la mayor parte del día o de nuestra jornada laboral en actuaciones de poca trascendencia y que nos traen escasos resultados.

¿Cómo utilizar esta ley para mejorar los resultados? Identificando cada una de las tareas que realizamos y valorando el impacto a corto, medio y largo plazo que tienen en el resultado final de nuestro trabajo. Reconozcamos que no es sencillo, pero plantearnos este objetivo ya es un buen principio. Aunque no logremos clasificar todas, si al menos identificamos una o varias que tienen un alto impacto en los resultados, seremos capaces de multiplicar varias veces nuestra eficiencia, simplemente concentrando nuestros esfuerzos en las mismas. Finalmente nos surgirá una pregunta clave: si conseguimos saber cuáles son todas o algunas de las tareas que forman parte del 80% más improductivo ¿qué hacer con ellas? Hay varias opciones: eliminarlas si es posible, delegarlas en personas que puedan atenderlas más eficazmente o simplemente agruparlas en horas o días de la semana, generalmente al final, para que no distorsionen demasiado el resultado final. Está demostrado que por las mañanas somos más creativos y productivos que a última hora de la tarde, por lo que estas tareas secundarias se deberían concentrar en estos momentos. De hecho existe una nueva tendencia entre grandes ejecutivos de comenzar la jornada laboral lo antes posible para mejorar sus resultados.

Productividad según Illich. CIPE

Da igual que estemos hablando del trabajo, del estudio o de cualquier tarea rutinaria concreta: cuanto más tiempo pasa menos concentrados nos encontraremos, más errores cometeremos y menos productivos seremos. Múltiples estudios recomiendan respetar estrictamente los periodos de descanso que hayamos marcado previamente, bien sean 10 minutos cada hora, 5 cada media hora o 20 cada dos horas. Estos bloques de tiempo ayudan a estructurar mejor el trabajo, enseñan a trabajar con la presión necesaria de la conclusión del bloque y ayudan a reducir la dispersión laboral.

No todas las tareas ni todas las personas son iguales y no todas necesitan el mismo tiempo de recuperación, pero lo cierto es que si no lo respetamos nuestro resultado final se verá afectado. Conocer nuestra curva de rendimiento es primordial para alcanzar al máximo los objetivos. No debemos cometer el error de querer trabajar más, sino de querer trabajar mejor para, trabajando menos, ser más productivos.

  • Ley de Carlson, también conocido como Ley de las secuencias homogéneas, elaborada por el economista sueco Sune Carlson (1909-1999) . Básicamente esta teoría nos dice que si sufrimos interrupciones y alternamos unas tareas con otras, nuestra productividad se ve drásticamente perjudicada. El grupo de investigación de  Carlson observó, tras experimentar varios meses con un grupo de directivos, que si eran interrumpidos en su tarea cada cierto periodo breve de tiempo (15/20 minutos), su rendimiento caía en picado, mientras que si se respetaba su ciclo de trabajo, los resultados mejoraban considerablemente.

¿Qué podemos aprender? Ser capaces de concentrarnos en una tarea, aislándonos del entorno y los llamados ladrones del tiempo (de los que hablaremos en otra entrada), nos ayudará a mejorar nuestra productividad y lograr nuestros objetivos más fácilmente. Como ocurre en las leyes anteriores, cada tarea y cada persona es diferente, por lo que deberemos atender a cada situación individualmente.

Aún nos quedan bastantes reglas o leyes que pueden resultar de vuestro interés, pero preferimos cortar aquí para que reflexionéis individualmente sobre estas cuatro y la aplicación práctica que pueden tener en vuestras tareas diarias. En pocas semanas volveremos a comentar ideas sobre productividad, pero mientras tanto esperamos vuestras reflexiones.

2017-12-11T13:08:30+00:00 diciembre 11th, 2017|Productividad|